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說明:項目活動定義、活動排序、活動的時間估計、進度編制和進度控制;項目的啟動,項目范圍規劃,范圍定義、范圍核實和范圍變化控制;項目資源規劃,成本計劃、成本預算和成本控制

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項目管理與PMP認證
時差與緩沖 [發表于 2019/12/25]
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說起時差,大家都不陌生,它既能帶來管理空間和手段,但處理不當也會帶來各種麻煩,可以說時差的管理和使用是項目管理中的焦點、難點,也是項目管理的重點。我國著名科學家華羅庚曾說過,向關鍵工作要時間,向非關鍵工作要效益。這里的向非關鍵工作要效益就是通過時差來充分利用資源,從而提高資源利用率,降低項目成本。緩沖是關鍵鏈中為吸收項目的不確定性而人為設置的時間區間。兩者雖然都是時間區間,但性質不同、來源不同,使用方法也不同。因此,分析認識時差和緩沖無疑對提高項目管理水平具有重要意義。

1、時差的產生

在項目分解后,根據實施工藝要求,建立相互之間的邏輯關系,通過參數計算而得出各個工作的時差。時差分自由時差和總時差,按照一般定義來說,自由時差是不影響后續工作開工的機動時間,總時差是不影響項目工期的機動時間。用白話說,自由時差就是工作自身的可變動時間,這個時間可以自由使用,不會影響別的工作;總時差是后續工作間隔時間之和,就是說,所使用的總時差,是其后續工作的共享時間,如果使用它,對后續工作是有影響的。

2、時差的使用

如上所述,對一項工作而言,利用自由時差不會影響其它工作,可以自由安排和利用,這留給項目管理人員一定的想象空間,可以結合項目管理目標使用,比如管理目標是成本,就要從資源利用上考慮,綜合分析同一時間段開工工作的資源使用情況,在不增加資源的情況下,利用自由時差靈活安排工作的實施。而總時差就不同了,它是利用后續工作共享的時間,你用大家的時間,總得考慮以下相關工作的情況吧!因此,如果利用總時差,它不僅僅影響當前工作本身,而且影響一系列的后續工作,你用的越多,其它工作就用的越少,俗話說,好鋼用在刀刃上,這時需要從項目全局的角度來考慮(至少與全局時差相關的工作),由此可見,總時差為管理人員提供了更大的想象空間。

時差是個好東西,它給了我們解決問題的空間,也給了我們獲得更大利益的手段。在現實管理中,往往是被動使用時差,并且大部分是用于解決進度問題,比如,在開進度會時發現時差已被用掉,面對可能延遲的局面,首先想到的是如何趕工,不管是自由時差還是總時差,只要能用,都可以拿來作為進度的擋箭牌。其實時差的作用遠不止這些,它可以涉及到項目的方方面面,如果主動使用時差,它能為我們提供各種可能的管理效用。因此,被動使用時差與主動使用時差有天壤之別,能夠主動使用時差,是管理水平的重要體現。

主動使用時差,需要對項目現狀及未來做出客觀、正確的分析,并預測可能出現的問題。這種分析與判斷應該是快速、不間斷的,通過人工分析幾乎是不可能的,因為至少需要從時間和資源兩個維度來分析,當前工作時間的變化,會涉及到一系列后續工作時間的變化,同時還帶來相應資源使用量的變化,并且這種變化每天都在發生,另外,人工分析也容易帶有一定的情感因素,甚至可能遺漏某些內容。因此,主動使用時差,單單靠人工分析是不現實的,一般采用軟件工具來進行分析、判斷,根據分析結果,最后由管理人員下決定。

3、時差的辨析

時差就是時差,哪有辨析之說?其實這是由于實施時差與計劃時差的比較而產生的。

在較復雜的項目中,往往同時存在多條關鍵線路,在項目的實施過程中,每當更新進度數據時,都有不同的關鍵線路出現,原來的關鍵線路時隱時現,使人眼花繚亂、目不暇接,各工作的時差也不斷變化,這種現象使管理人員無從下手。

首先我們分析一下這種現象產生的原因。在做計劃階段假如有5條關鍵線路,在實施時,由于其中的一條關鍵線路延遲,造成其它四條關鍵線路不見了,不同程度地出現時差變化,并且又出現了其它幾條沒見過的關鍵線路;通過對延遲關鍵線路的趕工,使其恢復到計劃水平,這時你發現,原來隱藏的四條關鍵線路又出現了,又回到了原來的樣子,同樣,其中的任何一條關鍵線路的延遲都會造成這種現象,并且在實施過程中會周而復始地出現,這種現象使原有的關鍵線路時而有時差、時而沒時差。從這一現象看,有多少條關鍵線路,我們就需要同時管理多少條。

從上面的分析可以看到,管理工具只是對某個時間點的計算,出現這種現象是項目實施現實情況的反映,管理人員只要認清現象的實質即可。這種時差和其它時差一樣,也是可以使用的,但在使用之前要認識到,使用這些時差就是以工期延遲為代價的,因此,在條件允許的情況下,還是避免使用這些時差。

工具畢竟是工具,起決定性作用的還是人,我們要利用工具的幫助,更方便、便捷、高效地明晰項目現狀,拿出管理手段,使項目順利實現項目目標。

4、緩沖

緩沖是關鍵鏈的概念,是為了吸收各種不確定性而建立的一種管理機制。緩沖雖然是人為設置的,但也不是任意設置的,一般是根據估算工期的完成概率而得來的。

比如,某項目有三個工作,如果按98%的完成概率估算工期,三個工作的工期分別是8、9、10天,項目工期是27天;如果按50%的完成概率估算工期,則三個工作的工期大約是4、4.5、5天,也就是原工期的50%,去掉的工期為12.5天,考慮到50%的完成概率,去掉工期的50%作為緩沖就可以了,因此,這時項目的緩沖為12.5X50%=6.25天,這時項目的工期是19.75天,項目工期比原來縮短約25%。

由上例可以看出,緩沖是屬于整個項目的,是整個項目共享的,在項目實施時,各工作只需盡快推進實施,按照最有利于項目目標的方向努力,管理工具會按照緩沖的使用情況實時反映項目實施狀況,管理人員可以有條不紊地按照緩沖使用情況采取相應措施即可。

由此我們可以看到,緩沖是把項目中的各種變量因素集中起來了,把所有的變化都統一反映在緩沖中,管理人員不必關注多條關鍵線路,只要根據緩沖的的變化拿出對策即可。

5、時差與緩沖

時差與緩沖既有相同的地方,也有不同的地方。以下做一簡單對比。

1)它們都是時間區間,都是項目的富裕時間,其特點是使用這些時間不會影響項目工期。

2)產生的方式不同,時差是通過計算參數而產生的,緩沖是人為設置的。其實,時差產生的根源也是人們設計的搭接關系,緩沖也是根據工期估算的完成概率而計算出的,F實中,時差長度不易預先設置(改變搭接參數),緩沖長度可以方便的預先設置。

3)歸屬不同,時差屬于各個工作,而緩沖則屬于整個項目。

4)使用方式不同,時差只能被各個工作使用,可主動使用,也可被動使用;緩沖則只能被動使用,誰有不確定性誰使用。

5)在項目實施時,時差的改變會出現多條關鍵線路的改變,管理人員需要關注多條關鍵線路,而緩沖則把這些變化(不確定性)全部吸收進來,只要關注緩沖的變化,就能把握整個項目的情況。

6)從更廣闊的角度看,緩沖也可以看成整個項目的總時差。

 

 

 


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